Protokoll 180605

Protokoll, fört vid sammanträde med Torsövägens fiberförening.

Tid: Tisdagen den 5 juni, kl 18.30.

Plats: Hos Ulla och Håkan Landenmark, Sundsören.

Närvarande: Håkan Landenmark, Gunnel Johansson, Tommy och Maria Israelsson, Gerald Wallstersson, Bo-Evert Jonsson, P-G Larsson, Lars och Solveig Holmén.

Extra kallad: Claes Läth, som sammankallande i valberedningen.

Frånvarande: Joachim Johansson.

 

  1. Håkan L hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

 

  1. Till ordförande valdes Håkan Landenmark och sekreterare Solveig Holmén.

 

  1. Att justera dagens protokoll, utsågs Tommy Israelsson.

 

  1. Dagordningen gicks igenom och godkändes.

 

  1. Föregående mötes protokoll gicks igenom, godkändes och lades till handlingarna.

 

  1. Under punkten rapporter redogjorde Gunnel J för föreningens ekonomi, enligt bilaga. /. Rörande föreningens banklån, beslutades att inbetala 600.000 Skr med det snaraste. Meddelades att föreningens bokslut överlämnats till revisorerna.Rörande besiktningsprotokollet och återställning, noterades att uppgrusning av vägarna inte åtgärdats b l a p g a resursbrist bland åkarna. En s k jordplattsform skall anläggas vid Nodhuset, vilket Lars Holmén fick i uppdrag att åtgärda. Slutligen noterades att vissa markavtal fanns kvar att underteckna.Avtal rörande ledningskollen/utsättning är upprättat med VänerEnergi, till en kostnad av 1.050 Skr/månad, exklusive utsättning.

    Angående NSI´s avslutning, meddelades att den blev senarelagd. Beslutades ta upp frågan på nytt.

  2. Efter slutbesiktningen beslutades följande:
  • Arbeta vidare med leca/gjuta i skåpen.
  • Färdigställa markavtalen.
  • Serviceavtalet upprättas med NSI utifrån ställda krav från båda parter. Ordföranden fick mandat att utan styrelsebeslut, ta beslut i frågor rörande avtalet.
  • Mikael Kull vidtalad av Lars Holmén i frågan rörande larm/övervakning av noden. Kull hade inte vid dagens sammanträde hört av sig. Lars H lät även meddela att han kontaktat Conny Johansson angående ”bom” för Nodhusdörren. Beslutades återkomma i frågan.

 

  1. Rörande årsstämman den 16/6 meddelades attKallelse gått ut under vecka 21, som planerat.Verksamhetsberättelsen som var färdigskriven, presenterades av Gunnel J och undertecknades av styrelseledamöterna. Gerald W fick i uppdrag att lägga ut den på hemsidan.

    Underlag till budgeten för 2018-19 presenterades av Håkan L. Underlaget godkändes för att slutligen beslutas av stämman.

    Då vidtalad ordförande för stämman avböjt uppdraget, beslutades att Håkan L tar detsamma.

    Rörande mötesutrustningen, meddelades att Joachim J kommer provköra den innan, samt ombesörja att ”allt finns”.

    Sammankallande i valberedningen, Claes Läth, redogjorde för deras förslag till stämman. B la rörande  styrelsens framtida konstellation och då i form av minskat antal ledamöter i styrelsen i och med att styrelsen nu lämnat bygg- och projekteringsfasen. Även förslag på arvode och timersättning kommer lämnas.  Håkan L åtog sig att kontrollera med Värings fiberförening och LRF konsult i frågor rörande arvoden och timersättning och lovade återkoppla till Claes L.

  2. Meddelades att föreningen inväntar besked från länsstyrelsen på inlämnade kostnader.

 

  1. Under punkten övriga frågor redogjorde Bo-Evert för hur nya lagen ”GDPR” tolkas. Beslutades att Bo-Evert jobbar fram riktlinjer för vad som gäller för föreningen i frågan.Påmindes om avtal med Johan Abrahamsson.Fastställdes att föreningen inte behöver inköpa speciell dator, utifrån uppgifter som Gunnel J tagit fram. Frågor som vilka tjänster LRF kan leverera, liksom vilka register vi kan lägga upp och sköta/uppgradera själva, diskuterades också.
  2. Nästa möte kommer äga rum den 16 juni 2018, direkt efter stämman, Plats: Torsö Bygdegård.
  3. Mötet avslutades.

Vid protokollet:

 

Solveig Holmén

 

Justerat:

 

Håkan Landenmark                                                           Tommy Israelsson

Protokoll 180508

Protokoll, fört vid sammanträde med Torsövägens fiberförening.

Tid: Torsdagen den 8 maj 2018, kl 18.30.

Plats: Hos Håkan och Ulla Landenmark.

Närvarande: Håkan Landenmark, Gunnel och Joachim Johansson, Gerald Wallstersson, Bo-Evert Jonsson, Solveig Holmén, Lars Holmén kom ngt senare.

Frånvarande: P-G Larsson, Maria och Tommy Israelsson.

  1. Håkan L hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.
  2. Till ordförande valdes Håkan Landenmark och sekreterare Solveig Holmén.
  3. Att justera dagens protokoll, utsågs Joachim Johansson.
  4. Dagordningen gicks igenom och godkändes.
  5. Föregående mötes protokoll, gicks igenom, godkändes och lades till handlingarna.
  6. Gunnel Johansson redogjorde för föreningens ekonomiska läge, enligt bilaga ./. Meddelades
    att preliminärt bokslut från Lars Skogsberg vidarebefordrats till föreningens revisorer,
    Anders Ljungström och Ingvor Carlén för genomgång och godkännande.att faktureringen av gruppavtalen från Telia skett fr o m 1 mars 2018. Föreningen kommer nästa gång att fakturera för juni och juli månad, för att på så sätt komma i fas med Telias fakturering och fortsättningsvis kommer faktureringen ske som förskottsinbetalning.

    Håkan L redogjorde för slutbesiktningen av föreningens fibernät och därtill hörande skåp och byggnad. Samfälligheterna skall brevledes meddelas att de har möjlighet att lämna erinran fram till sista maj 2018.

    Önskemål inkommit om utökning av antalet gruppavtal.
    Beslutades invänta erforderligt antal innan ansökan kan ske till Telia. Samma förfarande gäller även vid förtätning av nätet. Ansökan till Telia kommer ske 1 gång/år.

    Konstaterades att det finns ett ”gruppavtalspaket” hos Håkan L, som inte avhämtats. Oklart vem som inte hämtat.

    Rörande återställning av vägar m m, meddelades att det skall ske snarast möjligt. Meddelades att i  nuläget är det svårigheter med leverans från ”grusåkarna” som har det ”ansträngt”.

  7. Under punkten ”att göra efter slutbesiktningen” beslutades följande:
  • Fylla på lite mer leca i skåpen, efter råd av besiktningsmannen.
  • Jobba vidare med markavtalen. (Leander´s, Lundvall´s och ”Tjos”).
  • Ansöka om servitut alternativt ledningsrätt. Håkan varit i kontakt med Monica Ek-R i frågan.
  • Beslutades att undersöka saken vidare.
  • Offerter inkommit rörande företagsförsäkring. Beslutades anta Länsförsäkringars offert.
  • Lars Holmén lät meddela att han kontaktat VänerEnergi rörande ledningskollen.
  • Beslutades att Lars H tar fram förslag på avtal med Väner Energi. Joachim J poängterade i sammanhanget vikten av att samtliga medlemmar informeras om att s k utsättningsanvisning är gratis.
  • NSI´s serviceavtal presenterades och diskuterades. Serviceavtalet hade varit föremål för diskussion även vid slutbesiktningen.Viktigt att få tillgång till DWG-filerna för att kunna redigera och uppdatera fiberkartan.
  • Beslutades lägga till en del kompletteringar samt även höra med Odensåker.
  1. Beslutades att
  • sända ut kallelsen till årsstämman den 16 juni, under vecka 21.
  • som tillägg till verksamhetsberättelsen skriver Lars Holmén om byggandet av nätet och projektet i sin helhet.
  • Budget för 2018 – 19 sammanställs av Håkan L, Gunnel J och Bo-Evert J.
  • Ordförande för stämman Ulf Runesson.
  • Joachim J ansvarar för AV-utrustning. Uppgifter lämnats från Torsö Bygdegård att fullständig utrustning finns.
  • Valberedningens sammankallande, Claes Läth informerad om val av nya styrelseledamöter.
  1. Rapporterades att redovisning till länsstyrelsen pågår.

 

  1. Diskuterades förslag på tid och plats för NSI-avslutning. Beslutades föreslå den 31 maj, ev plats Norrkvarn.
    Nya PUL, (nya dataskyddslagen GDPR) föranleder information till medlemmarna vilka regler som gäller för de uppgifter föreningen har om dem och hur de hanteras av föreningen.
    Avtalet med Johan Abrahamsson skall revideras.
    Beslutades inköpa dator till kassören samt upprätta en ”egen” mailadress till densamme. Beslutades att Gunnel J tar fram offert på lämplig dator.
  2. Nästa möte beslutades äga rum den 5 juni, kl 18.30, hos Ulla och Håkan L.

 

  1. Mötet avslutades.

 

Vid protokollet:

 

Solveig Holmén

 

Justerat:

 

Håkan Landenmark                                                           Joachim Johansson

Protokoll 180404

Protokoll, fört vid sammanträde med Torsövägens fiberförening.

Tid: Onsdagen den 4 april 2018, kl 18.30.

Plats: Hos Ulla och Håkan Landenmark, Sundsören.

Närvarande: Håkan Landenmark, P-G Larsson Gerald Wallstersson, Bo-Evert Jonsson, Gunnel och Joachim Johansson, Maria och Tommy Israelsson, Solveig och Lars Holmén.

  1. Håkan Landenmark hälsade välkommen, och förklarade mötet öppnat.

 

  1. Till ordförande valdes Håkan Landenmark och sekreterare Solveig Holmén.

 

  1. Att justera dagens protokoll, utsågs Joachim Johansson.

 

  1. Dagordningen gicks igenom och godkändes.

 

  1. Föregående mötes protokoll, gicks igenom, godkändes och lades till handlingarna.

 

  1. Under punkten ”rapporter” redogjorde Gunnel Johansson för föreningens ekonomi, enligt bilaga
  • Gunnel meddeladeockså att banklånet nu var klart och utbetalats, samt att inbetalning av medlemsavgiften sänts ut till medlemmarna. Även inbetalning rörande gruppavtal samt nätavgift för tre månader har sänts ut. Har dock uppstått frågetecken fr o m när faktureringen skall gälla, varför Telia kommer kontaktas i frågan.

 

  • Håkan Landenmark lät meddela att han kontaktat Fibersamverkan angående försäkring av nätet. De hänvisade i sin tur till Försäkringskompetens. Även Länsförsäkringar har kontaktats i frågan.
    Beslutades att Lars Holmén och Håkan Landenmark fyller i ansökan till
    Försäkringskompetens som Länsförsäkringar.

 

  • Lars Holmén, redogjorde för slutfakturan från NSI. Kunde konstateras att den, efter korrigering av NSI, överensstämmer väl med inlämnat anbud.

 

  1. Efter inventering av gruppavtalspaketen kunde konstateras att två inte är avhämtade och att tre ”avlämningskvitton” (kvittenser) saknades.

 

  1. Serviceavtal på befintlig installation från NSI, diskuterades. Viss oklarhet rörande vad garantin omfattar kunde konstateras, och vissa punkter i avtalet måste klargöras innan beslut kan tas. Beslut rörande serviceavtalet kommer fattas vid nästa sammanträde.

 

  1. Gunnel Johansson lät meddela att redovisningen till LST (Länsstyrelsen) är påbörjad och pågår för fullt.

 

  1. Under punkten övriga frågor meddelades att slutbesiktning av nätet kommer utföras av medlemmar ur styrelsen tillsammans med fiberkonsulten K-G Johansson och entreprenören NSI. Håkan Landenmark ombesörjer att slutbesiktningen kommer äga rum under vecka 17.

 

  • Det framkom att önskan inkommit från fastighetsägare på ”Berget” att bli ansluten. Som krav ställs medlemskap, varför ägaren har ombetts lämna in en ansökan om sådant.

 

  • Rapporterades att gruppavtalspaket till Mörtevik1:4 är klart.

 

  • Diskuterades lagring av överblivet material, grusning m m. Beslutades förhöra med några av medlemmarna om plats finns för lagring av överblivet material, då det inte kan lagras utomhus. Grusning måste vänta. Krävs att vägarna torkar upp först, för att grusningen skall ”hålla”.

 

  • Diskuterades färdigställande av Nodhuset exteriört. Beslutades att be NSI måla fasaden. Lars H fick i uppdrag att kontakta NSI om detta, samt även ta upp frågan om luftkonditionering. Nodhuset är i dag inte helt ändamålsenligt då det b l a finns monterat gammal UPS som skall tas bort. Temperaturövervakning, larm, förstärkt lås m m saknas. Allt detta måste åtgärdas och vara klart innan sommaren. Lars H tog på sig att kontakta Conny Johansson angående förstärkt lås.

 

  • Diskuterades datum och plats för kommande stämma.
    Beslutades att stämman kommer äga rum den 16 juni, kl 15. Plats Torsö Bygdegård.

 

  1. Nästa möte beslutades äga rum den 8 maj, kl 18.30, hos Ulla och Håkan.

 

  1. Mötet avslutades.

 

 

Vid protokollet:

 

Solveig Holmén

 

Justerat:

 

Håkan Landenmark                                                       Joachim Johansson

Protokoll 180228

 

Protokoll, fört vid sammanträde med Torsövägens fiberförening.

Tid: Onsdagen den 28 februari, 2018, kl 18.30.

Plats: Hos Ulla och Håkan Landenmark, Sundsören.

Närvarande: Håkan Landenmark, P-G Larsson, Gerald Wallstersson, Bo-Evert Jonsson, Maria och Tommy Israelsson, Gunnel och Joachim Johansson, Solveig Holmén.

Frånvarande: Lars Holmén.

 

  1. Håkan L hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

 

  1. Till ordförande valdes Håkan Landenmark och till sekreterare Solveig Holmén.

 

  1. Att justera dagens protokoll, utsågs Tommy Israelsson.

 

  1. Dagordningen gicks igenom och godkändes.

 

  1. Föregående mötes protokoll gicks igenom, godkändes och lades till handlingarna.

 

  1. Gunnel Johansson redogjorde för föreningens ekonomiska läge enligt bilaga
    samt för lånelöftet från Nordea angående förlängning av lånet.
    Beslutades att godkänna Nordea´s villkor för kreditansökan.Vidare diskuterades upphandling av framtida fakturering. Två företag har lämnat in offert, varar det ena LRF.
    Beslutades att anlita LRF.Angående upptändning av nätet kunde konstateras att några enstaka problem kunnat identifierats. Vad styrelsen kände till i nuläget, enbart Elftorp, Tegelbruket och ”Berget” (J Abrahamssons byggområde) som inte fått fiber inkopplat.
    Beslutades tas upp vid nästa sammanträde.

    Beslutades att identifiera tekniska fel samt upprätta aktuell ”fellista”.
    Gerald W fick i uppdrag att kontakta Carl Kvaldén, NSI, i frågan samt att kontrollera Nodhuset.
    Det framkom också att medlem som har dålig TV-bild själv får kontakta Telia.

  2. Beslutades att Håkan L kontrollerar fakturering av gruppavtalen.

 

  1. Gunnel lät meddela att hon jobbar för fullt med rapporteringen till LST.

 

  1. Under punkten ”övriga frågor” diskuterades följande:
  • Besiktning av nätet, inte aktuellt i nuläget. Beslutades tas upp till diskussion med Carl Kvaldén.
  • Gunnel efterfrågade kvittenser på utlämnade Telia-paket. Eftersom ”paketen” inte tillhör fastigheten, utan är personliga, är det viktigt att det finns dokumenterat vem som kvitterat ut.
  • Serviceavtal kräver inte upphandling, då det inte är bidragsberättigat.
    Beslutades ta in offerter, samt ta upp frågan på nytt vid nästa sammanträde då Lars Holmén inte var närvarande vid dagens sammanträde.
  • Försäkring.
    Beslutades ge Håkan L i uppdrag att ta in offerter.

 

  1. Nästa möte beslutades äga rum onsdagen den 4 april 2018, kl 18.30 hos Ulla och Håkan L.

 

  1. Mötet förklarades avslutat.

 

Vid protokollet:

Solveig Holmén

 

Justerat:

Håkan Landenmark                                                       Tommy Israelsson

Protokoll 180207

Protokoll fört vid styrelsemöte med Torsövägens Fiberförening

Tid: Onsdagen den 7 februari 2018

Plats: Hos Håkan o Ulla Landenmark

Närvarande: Håkan Landenmark, Gunnel och Joachim Johansson, Bo-Evert Jonsson, Lars Holmén, Gerald Wallstersson

Frånvarande: P-G Larsson, Solveig Holmén, Tommy och Maria Israelsson

 

  1. Håkan Landenmark hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.
  2. Till ordförande valdes Håkan Landenmark och sekreterare Bo-Evert Jonsson.
  3. Att justera dagens protokoll, utsågs Joachim Johansson.
  4. Dagordningen gicks igenom och godkändes.
  5. Föregående mötes protokoll godkändes och lades till handlingarna.
  6. Under punkten rapporter redovisade Gunnel Johansson föreningens ekonomi samt medlemsläge enligt bilaga.
    • Håkan och Gunnel fortsätter diskussion med banken om utbetalning av lånelöfte. Banken har utlovat en snabb handläggning efter det att Kommunfullmäktige beslutat om förlängning av tiden för borgensåtagandets löptid.
    • Föreningen har fått in två svar på offertförfrågan gällande föreningens fakturahantering. Gunnel och Håkan får i uppdrag att utvärdera offerterna och återkomma med förslag till beslut vid nästa sammanträde.
    • Upptändningen av nätet blev något försenat och några medlemmar i Elfstorpsområde har ännu inte fått grävt, beroende på att Vänerenergi, som samförlägger för föreningens räkning, inte kunnat gräva då Länsstyrelsen inte beviljat tillstånd p.g.a. deras strandskyddsutredning inte är klar. Vänerenergi startar arbetet så fort som alla tillstånd är klara. Föreningens medlemmar i området är informerade om den uppkomna situationen .
  7. Håkan får i uppdrag att kontakta Telia för att räta ut en del frågetecken kring fakturering av gruppavtalen.
  8. Gunnel meddelar att hon inlett det tämligen omfattande arbetet med att förbereda en första delredovisning till Länsstyrelsen
  9. Nästa möte kommer att äga rum den 28/2 kl. 18.30 hos Håkan och Ulla Landenmark.
  10. Mötet avslutades.

 

Vid Protokollet:

 

Bo-Evert Jonsson

 

Justerat:

 

Håkan Landenmark                                                                                       Joachim Johansson